ChatGPTを業務で活用する10の方法｜生産性を2倍にする実践ガイド【2026年版】

方法1: メール・ビジネス文書の作成

活用シーン

お礼メール、依頼メール、謝罪メール、提案書、報告書など

メリット

• メール作成時間が70%削減
• 文法ミスや失礼な表現を回避
• 状況に応じた適切なトーンで自動作成

実践プロンプト例

「取引先へのプロジェクト遅延のお詫びメールを作成してください。理由は社内のリソース不足です。丁寧で誠実なトーンでお願いします。」

応用テクニック

「もっとフォーマルに」「もっとカジュアルに」「箇条書きで要点を整理」など、追加指示で文章を調整できます

方法2: 議事録の要約とアクションアイテム抽出

活用シーン

会議後の議事録作成、長文レポートの要約

メリット

• 1時間の会議内容を5分で要約
• 重要なアクションアイテムを自動抽出
• 担当者・期限を整理して一覧化

実践プロンプト例

「以下の会議メモを要約し、アクションアイテム（担当者・期限付き）を箇条書きで抽出してください。
[会議メモの内容をコピー&ペースト]」

方法3: 企画・アイデアの立案

活用シーン

新商品企画、マーケティング施策、イベント企画など

メリット

• 多角的な視点でアイデアを提案
• ブレインストーミングのパートナーとして活用
• アイデアの具体化・実行プラン作成まで支援

実践プロンプト例

「BtoB向けSaaS製品の認知度向上キャンペーンのアイデアを10個提案してください。予算は月50万円、ターゲットは中小企業の経営者です。」

応用テクニック

「最も効果的なアイデア3つを選び、それぞれの実行プランを詳細化してください」と追加質問すると、さらに深掘りできます

方法4: 市場調査・競合分析

活用シーン

市場トレンド調査、競合企業分析、顧客ニーズ把握

メリット

• 数時間かかる調査を数分で完了
• 業界トレンドや統計データを整理
• 競合の強み・弱みを分析

実践プロンプト例

「2026年のマーケティングオートメーション市場のトレンドを教えてください。市場規模、成長率、主要プレーヤー、新技術の動向を含めて説明してください。」

方法5: プレゼン資料の構成案作成

活用シーン

提案書、営業資料、社内報告資料のアウトライン作成

メリット

• 資料構成の「骨格」を5分で作成
• 論理的な流れを自動設計
• 各スライドの内容案も提案

実践プロンプト例

「新規クライアント向けの営業提案資料（15スライド）の構成案を作成してください。内容は『MAツール導入による営業効率化』です。各スライドのタイトルと概要を記載してください。」

方法6: データ分析とレポート作成

活用シーン

売上データ分析、アンケート結果の解釈、KPIレポート作成

メリット

• データの傾向や特徴を自動抽出
• グラフの解釈と考察を生成
• レポート文章を自動作成

実践プロンプト例

「以下の月次売上データを分析し、トレンド、注目すべきポイント、改善提案をレポート形式で作成してください。
[データをコピー&ペースト]」

方法7: カスタマーサポートFAQの作成

活用シーン

よくある質問の回答作成、ヘルプページのコンテンツ制作

メリット

• FAQ作成時間を80%削減
• 分かりやすく丁寧な回答を自動生成
• 複数の質問パターンに対応

実践プロンプト例

「SaaS製品のパスワードリセット方法について、FAQ形式の回答を作成してください。初心者にも分かりやすく、ステップバイステップで説明してください。」

方法8: SNS投稿・マーケティングコピーの作成

活用シーン

Twitter、LinkedIn、Facebook投稿、広告コピー、ブログ記事の下書き

メリット

• 投稿ネタ切れを解消
• エンゲージメントの高いコピーを提案
• 複数パターンを一度に生成

実践プロンプト例

「中小企業向けDX支援サービスのLinkedIn投稿を作成してください。『DX推進で生産性30%向上』という事実を基に、共感を呼ぶストーリー形式で、300文字以内でお願いします。」

方法9: 翻訳・多言語対応

活用シーン

海外取引先とのメール、製品マニュアルの翻訳、多言語Webサイト作成

メリット

• Google翻訳より自然で正確な翻訳
• ビジネス文書に適した丁寧な表現
• 文化的な配慮も反映

実践プロンプト例

「以下の日本語メールを英語に翻訳してください。ビジネスフォーマルなトーンでお願いします。
[メール本文をコピー&ペースト]」

方法10: プログラムコード・Excel関数の生成

活用シーン

簡単な業務自動化スクリプト、Excel関数の作成、Webサイトのコード生成

メリット

• プログラミング知識不要で自動化を実現
• Excel作業の効率化
• エラー修正も支援

実践プロンプト例

「Excelで、A列の売上データとB列の目標値を比較し、達成率をC列に自動計算する関数を教えてください。達成率が100%以上なら『達成』、未満なら『未達』とD列に表示する関数もお願いします。」

事例1: IT企業A社—— カスタマーサポート業務を40%削減

企業概要

クラウドサービス提供企業（従業員50名）

活用方法

ChatGPTをFAQ作成とメール返信の下書き作成に活用

効果

• FAQ作成時間: 1件30分 → 5分（83%削減）
• メール返信時間: 平均10分 → 3分（70%削減）
• サポート担当者の業務時間: 月160時間 → 月95時間（40%削減）

担当者コメント

「定型的な質問への回答作成はChatGPTに任せ、複雑な問題解決に集中できるようになった」

事例2: マーケティング会社B社—— コンテンツ制作スピードが3倍に

企業概要

デジタルマーケティング支援企業（従業員30名）

活用方法

ブログ記事の下書き、SNS投稿案、広告コピー作成にChatGPTを活用

効果

• ブログ記事作成時間: 8時間 → 3時間（62%削減）
• 月間コンテンツ制作本数: 10本 → 30本（3倍）
• クライアント提案資料作成時間: 50%削減

担当者コメント

「アイデア出しと下書き作成をChatGPTに任せ、編集とブラッシュアップに時間を使えるようになり、品質も向上した」

事例3: 製造業C社—— 多言語対応で海外展開を加速

企業概要

産業機器メーカー（従業員100名）

活用方法

製品マニュアル、営業資料、メールの多言語翻訳にChatGPTを活用

効果

• 翻訳コスト: 年間300万円 → 年間50万円（83%削減）
• 翻訳スピード: 1週間 → 1日（85%短縮）
• 対応言語数: 3言語 → 10言語に拡大
• 海外売上: 前年比150%増

担当者コメント

「翻訳会社に依頼する時間とコストが不要になり、スピード感を持って海外市場に対応できるようになった」

注意点1: 機密情報を入力しない

ChatGPTに入力した情報は、AIの学習データとして使用される可能性があります。顧客情報、機密文書、パスワード等は絶対に入力しないでください。

対策

企業向けの「ChatGPT Enterprise」や「ChatGPT Team」プランでは、入力データが学習に使用されない設定が可能

注意点2: 情報の正確性を確認する

ChatGPTは時に誤った情報や古い情報を提供することがあります。特に数値データや最新情報は、必ず一次情報源で確認しましょう。

対策

重要な情報は複数の情報源でクロスチェックし、最終判断は人間が行う

注意点3: そのままコピペしない

ChatGPTの出力をそのまま使用すると、文脈に合わない表現や自社の方針と異なる内容が含まれる場合があります。

対策

必ず内容を確認し、自社の状況に合わせて編集・加筆してから使用する

セキュリティ対策: 社内ガイドラインの策定

ChatGPTを安全に活用するため、社内ガイドラインを策定しましょう。

ガイドライン例

• 入力禁止情報の明確化（顧客情報、契約内容、財務情報等）
• 出力内容の確認フロー（上司チェック必須など）
• 有料プラン（Enterprise/Team）の利用推奨
• 定期的な社内研修の実施